Next level projectmanagement met Asana
Eerder vertelden we hoe je met de Getting Things Done-methodiek efficiënt kunt werken. Pas die methode toe, voor jezelf of je hele bedrijf, met de projectmanagementtool Asana. Meer efficiëntie, makkelijker werken en heel veel tijdsbesparing.
Asana biedt een laagdrempelige manier om al je taken te prioriteren, projecten verder te brengen en constant in controle te zijn over je to-do lijst. Het resultaat? Meer productiviteit en tijdsbesparing. Lees meer over hoe je de Getting Things Done-methode met Asana concreet kunt toepassen binnen jouw bedrijf.
Inrichten
Je kunt Asana inrichten zoals jij wilt, dus volgens het advies van David Allen kun je de volgende structuur hanteren met lijstjes: Next / Calendar / Waiting / Someday-Maybe / Reference. Leer jezelf de gewoonte aan om ieder idee en to do op te schrijven en te categoriseren in Asana. Doe aan het begin van iedere dag even een check van al je taken. Welke to do’s gaan van ‘Upcoming’ naar ‘Today’? En wordt de takenlijst in ‘Upcoming’ te lang? Verzet ze dan naar ‘Later’.
Communicatie
Gebruik Asana om met collega’s te communiceren over taken die jij ze toewijst of andersom. Zo voorkom je een overvolle inbox en blijft de communicatie bestaan rondom de taak of het project waar het om gaat. Met de zoekfunctie vind je eenvoudig alle taken die jij hebt toegewezen aan anderen. Je kunt sorteren op medewerker en op taken die nog niet compleet zijn. In één oogopslag wat je wat de status is van de taken binnen een project.
Aftikken
Doe aan het begin van de dag de taken in Asana waarvan ze vijf of tien minuten duren. Zo stapelen de to do’s zich niet op. Formuleer voor alle andere taken een heldere ‘next action’, een logische vervolgstap. Wanneer je over een maand een nieuwsbrief moet versturen, verzet de datum van de to-do naar over twee weken. De to do verdwijnt dan voor het moment uit je takenlijst en over twee weken krijg je er weer een melding van. Verder werkt het handig dat afgevinkte taken wel uit je to-do lijst verdwijnen, maar niet uit het systeem. Je kunt ze dus altijd nog een keer bekijken.
Tot slot, de beste ideeën komen vaak niet op kantoor maar daarbuiten. Gebruik daarom ook de gebruiksvriendelijke Asana-app, zodat je overal je to do’s toe kunt voegen en je hoofd leeg kunt houden.