Stressvrij en productief met ‘Getting Things Done’
Heb je vaak het gevoel dat je achter de feiten aan loopt? Loopt je hoofd soms over of heb je continu een gestrest gevoel? Je bent niet de enige. Maar er is hoop in de vorm van ‘Getting Things Done’, een productiviteitsmethode die drukke mensen weer controle geeft over hun leven. In het gelijknamige boek legt bedenker David Allen uit hoe je focus en structuur ontwikkelt waardoor je beter leert omgaan met meerdere projecten die tegelijk lopen en informatiestress. Filter sneller informatie, weet wat relevant is en creëer overzicht. Onlangs verscheen er een nieuwe Nederlandse uitgave van het boek. Lees hier alvast enkele key learnings uit ‘Getting Things Done’, voor een stressvrij en productief leven.
Schrijf alles op
Zowel op werk als privé worden we continu geconfronteerd met to do’s, ideeën en gedachten. De eerste stap in de Getting Things Done-methode (kortweg GTD) is je hoofd leegmaken. Schrijf alles op, het liefst in een digitaal systeem als Evernote, Asana of Pocket. Deze programma’s zijn ideaal om websites, notities en artikelen in op te slaan. Schrijf niet alleen je taken op, ook de meer algemene gedachtes. Dit kan in dagboekvorm of een mindmap. Het doel is dat er geen taken en gedachtes meer los in je hoofd rondzweven, waardoor jij gefocust kunt werken.
Denk door
Bij het noteren van een to-do (bijvoorbeeld ‘Janine bellen’), bedenk dan onder welk groter geheel deze taak valt, bijvoorbeeld een project. Moet je het belletje voorbereiden, bijvoorbeeld door offertes te vergelijken? Bedenk ook wat de uitkomst wordt van de taak (‘de Gewenste Uitkomst’ in GTD). Zo heeft één project verschillende to-do’s als offertes vergelijken, Janine bellen, etc. Hak je taken in stukjes en maak ze concreet, dan is het makkelijker om ze gedaan te krijgen.
Onderverdeling
Het lijkt zo simpel, maar je taken en gedachten onderverdelen kan heel veel rust brengen. Zo maakt GTD onderscheid in ‘Someday/Maybe’-projecten, van goede ideeën waar je nu niet aan toe komt. Wanneer het doen van de taak afhankelijk is van iemand anders, gaat de to-do op ‘Waiting For’. Zo zie je precies op wiens input je nog wacht. Een ‘Next Action’ geeft aan wat de logische vervolgstap is voor elk project. Met een lijst ‘Next Actions’ zorg je ervoor dat er niets blijft liggen en je vooruit komt in al je projecten. Taken die je sowieso moet doen, maar niet in de nabije toekomst zet je in je (digitale) systeem. Zo is het uit je hoofd, maar word je er op het juiste moment weer aan herinnert.
Onderhoud
Geen systeem kan zonder onderhoud. Daarom is het van belang dat je wekelijks een check doet. Is je inbox leeg? Heb je alle taken gearchiveerd? Zweven er geen losse eindjes in je hoofd? Op die manier houd je je GTD-methode optimaal en pluk je er keer op keer de vruchten van.
Voor meer inzichten in focus, concentratie, beslissen en routines, lees het boek ‘Getting Things Done’. In het volgende blog meer over hoe je de GTD-methode effectief kunt toepassen.