Te veel taken? Zo krijg je jouw to do-lijst ook echt af

Je kijkt naar je to do’s en krijgt het spaans benauwd. Die lijst ga je met geen mogelijkheid afkrijgen vandaag. Zelfs als je tijdens de lunch doorwerkt en een nachtje doorhaalt lukt het niet alles af te vinken. Dat komt omdat we een onrealistisch beeld hebben van wat we af kunnen krijgen op een dag, waardoor we chronisch tijd tekort komen. Daarbij wordt door het ‘ja’ zeggen tegen iemand anders, hetzelfde gebied in de hersenen geactiveerd als tijdens verliefdheid. Dat fijne gevoel werkt verslavend, dus blijf je het doen. En zo wordt die to do-lijst alleen maar groter. In dit blog drie tips om beter om te gaan met je workload. Zodat je voortaan aan het einde van de dag alleen een afgevinkte lijst overhoudt.

 

1. Breng prioriteit aan 


Scheid het kaf van het koren door na te gaan wat echt-echt-echt vandaag gedaan moet worden en wat ook even kan wachten. Je inbox opschonen is fijn, maar kan ook wachten tot volgende week. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want onze hersenen doen liever kleine, onbelangrijke taken dan echt productief aan de slag te gaan. Maar door deze kleine, onbelangrijke taken actief uit je hoofd en van je to do-lijst af te strepen, leer je jezelf aan om niet je mappenstructuur te vernieuwen, maar aan die presentatie te gaan die binnen twee uur af moet.

 

2. Besteed je taken uit 

 

Nu je je to do-lijst grondig hebt aangepakt, blijven er misschien nog steeds veel belangrijke taken over. Kijk voor deze taken welke eventueel opgepakt kunnen worden door iemand anders. Misschien kan een stagiair of collega je uit de brand helpen. Geef ze hierbij wel alle benodigde achtergrondinformatie die nodig is om de taak tot een goed einde te brengen. Werk je alleen? Bespaar dan tijd door terugkerende to do’s als facturatie en social media-posts te automatiseren. Dat kost even om op te zetten, maar levert je op de lange termijn kostbare tijd op.

 

3. Stel uit 

 

Nog steeds teveel te doen? Dan wordt het tijd om de feiten onder ogen te zien: je zult een aantal deadlines moeten uitstellen. Hoe vroeger je dit doet, hoe beter. Blijf beleefd, professioneel, slik je trots in en geef toe dat je even teveel op je bord hebt. Wanneer je iemand belt of e-mailt, overlaad diegene dan niet met excuses. Wees direct en to-the-point. Stel ook een nieuwe deadline voor, die je zeker weten gaat halen. Want uitstel vragen is een ding, maar door dit steeds opnieuw te doen lijkt het alsof je je workload niet kunt managen. Wil je graag inzicht in hoeveel tijd je kwijt bent aan je taken? Hou dan een tijdje systematisch je tijd bij, zodat je voortaan realistische inschattingen kan maken.

Dit artikel delen